第十七章：文件共享与外链设置
17.1 先唠唠：为啥共享文件总出岔子？不是工具不好，是你没搞懂“权限”和“范围”
你是不是也踩过这些坑？
给客户发方案，结果对方能看到你空间里的所有文件（包括还没定稿的预算表），吓出一身汗；
同事要一份资料，你直接甩了个“编辑权限”的链接，结果他不小心删了半页内容，你俩对着屏幕发呆；
外链发出去后忘了设有效期，半年后还有人能用链接打开你去年的方案……
文件共享这事儿，看着简单，其实藏着“既要方便又要安全”的门道。别觉得“发个链接就完事”，好的共享得像“给不同的人配不同的钥匙”——该看的能看，不该改的别碰，过期了钥匙自动失效。
17.2 共享方式：3种场景对应3种“开门方式”，别瞎用
不是所有文件都用一种共享方式！内部协作、外部发客户、临时传资料，各有各的门道

17.2.1 内部共享：给团队成员“配钥匙”，直接邀请进空间
适合和同事长期协作（比如一个项目组的人共用资料），直接把对方拉进空间，比天天发链接方便：

操作步骤：

进空间→右上角“分享”→输入同事手机号/邮箱（必须是Coze用户）；
选权限（默认“查看者”，下拉能改“编辑者”“管理员”）；
点“发送”，对方收到通知，点“接受”就能进空间翻文件。

权限咋选？记个口诀：

查看者：给领导、客户（只能看，不能改，防误删）；
编辑者：给团队核心成员（能改内容，但删不了空间）；
管理员：只给自己或项目负责人（能删空间、改所有人权限，权力最大）。

举个栗子：
项目组5个人，你是负责人（管理员），另外4个同事设“编辑者”，客户设“查看者”——既保证大家能改内容，又防止客户误操作删文件。

17.2.2 外部共享：给非Coze用户“临时通行证”，生成外链
客户/合作方没用过Coze？不用让他们注册，生成“外链”（像临时通行证），发过去就能看：

生成外链步骤：

右键文件/文件夹→“获取链接”→选权限（“仅查看”“可评论”“可编辑”）；
设安全选项：
密码保护（必填！不然谁拿到链接都能看）；
有效期（选7天/30天，别设“永久”，以防链接被转发）；
点“生成链接”，复制发给对方（微信/邮件都行）。

举个栗子：
给客户发方案初稿，选“仅查看+密码+7天有效期”，对方点开链接输密码，7天内看完，过期自动失效——安全又省心，不怕方案外流。

17.2.3 部门内共享：用“文件夹权限”，不用拉全公司进空间
想让市场部同事只能看“市场资料”文件夹，其他部门看不到？用“文件夹级权限”精准控制：

1.操作步骤：
右键目标文件夹（比如“市场部资料”）→“权限设置”；
点“添加成员”→输同事账号→选权限（“查看者”或“编辑者”）；
2.效果：
对方进空间后，只能看到你授权的文件夹，其他文件夹自动隐藏（像“看不见的门”，只对有权限的人开放）。
17.3 外链高级操作：别让外链变成“泄密通道”，这3个设置必须开
外链方便，但也容易出事——密码、有效期、水印，一个都不能少

17.3.1 密码设置：别用“123456”！搞个“客户名字+日期”
密码太简单等于没设！比如给“张三”发链接，密码设“Zhang32025”（姓名首字母+年份），既好记又不容易猜。
✅ 推荐密码公式：对方姓名首字母+日期（例：LiSi0510，李四+5月10日）
❌ 别用：123456、abc123、666888（黑客1秒破解）

17.3.2 有效期：临时文件设7天，重要文件设24小时
按文件重要性设有效期：

o初稿/临时资料：7天（够对方看完反馈）；
o合同/报价单：24小时（看完让对方确认，超时失效，防止篡改）；
o设完记着提醒对方：“链接7天后过期，记得及时看~”

17.3.3 水印：给敏感文件“盖戳”，防止截图泄密
重要文件（比如财务报表、未发布方案）发外链时，开“水印”功能——对方截图会带上你的账号和日期，谁泄密一眼就能查到：

1.生成外链时，勾“添加水印”→选水印内容（“仅XXX可见”“2025-05-10”）；
2.效果：文件背景会显示浅灰色水印，截图也去不掉。
17.4 共享管理：别发完链接就不管了！这些事得盯着
共享出去的文件不是泼出去的水，能撤回、能跟踪，别当甩手掌柜

17.4.1 撤回共享：链接发错人？10秒内取消
不小心把“内部预算”链接发给客户了？赶紧撤回：

1.右键文件→“共享管理”→找到发错的链接；
2.点“取消链接”→确认后，对方再点开就会显示“链接已失效”，比撤回微信消息还快。

17.4.2 查看访问记录：谁看了文件？什么时候看的？
领导问“客户看方案了吗？”，不用猜，直接看访问记录：

1.右键文件→“访问统计”→能看到：
访问者（微信昵称/手机号，非Coze用户也能显示）；
访问时间（精确到分钟）；
操作（查看/下载/评论）；
2.效果：客户昨天14:30看过方案，还下载了附件，一目了然，方便跟进。
17.5 避坑指南：共享文件最容易踩的5个坑，我替你试过了
都是血淋淋的教训，照着避就行

坑1：给客户开“编辑权限”，结果对方删了半页内容
客户只要看方案，就给“查看者”权限！别手滑选“编辑者”——对方可能误删内容，你还得去版本历史恢复，折腾。

坑2：外链密码设“123456”，被竞争对手拿到
密码别图省事！刚才说的“姓名首字母+日期”就不错，或者用公司简称+项目名（例：“ABC公司618方案”→密码“ABC618”），既好记又安全。

坑3：共享后从不检查，离职同事还能访问老文件
员工离职后，第一时间去“空间设置→成员管理”，把他从所有空间移除——别等人家走了还能下载客户资料，哭都来不及。

坑4：文件夹共享给部门，结果忘了关“允许下载”
重要资料（比如未发布的产品图）共享时，记得在“共享设置”里关掉“允许下载”——只让看，不让存，防止外泄。

17.6 小结：共享的核心是“既要方便，又要锁门”
记住这3句大实话：
1.权限给最小：能用“查看者”就别给“编辑者”，像家门钥匙，不能谁都配；
2.外链设双保险：密码+有效期，缺一不可，临时通行证就得有临时的样子；
3.定期回头看：每周花5分钟检查共享列表，过期的删，离职的踢，别当甩手掌柜。
文件共享就像请客吃饭：请谁、让谁坐哪、能不能进厨房（改文件），得提前想清楚。现在打开你的空间，看看有没有“过度共享”的文件，该撤的撤，该改权限的改——安全这根弦，啥时候都不能松！

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